Flujo de llamadas para tu negocio con horario y festivos

Un flujo de llamadas es el recorrido que hace una llamada desde que suena hasta que alguien la atiende. En las centralitas se le llama IVR o árbol de llamadas. Suena técnico, pero la idea es sencilla: decidir de antemano qué pasa con cada llamada según la hora, el día y lo que necesita quien llama.

Aquí tienes cómo pensarlo y tres plantillas listas para adaptar.

Las piezas de un flujo de llamadas

Todos los flujos se construyen con cuatro tipos de pieza:

Pieza	Qué hace	Ejemplo
Comprobación de horario	Mira si estás abierto	De lunes a viernes, de 9:00 a 20:00
Comprobación de festivos	Mira si hoy es un día especial	Festivos nacionales, locales y vacaciones
Opción para quien llama	Le deja elegir	“Si es una urgencia, dilo”
Destino	Quién atiende	Recepción, tu móvil, la IA o un mensaje

La regla de oro: ninguna rama debe terminar en un contestador sin más. Cada camino tiene que acabar en alguien que resuelve o en una próxima acción clara.

Plantilla 1: peluquería o centro de estética

1. ¿Está abierto?
   • Sí → suena en recepción 20 segundos.
     • Si nadie coge → contesta la IA: reserva, cambia o anula citas y responde precios.
   • No → contesta la IA directamente.
2. ¿Es festivo o vacaciones? → contesta la IA, avisa de cuándo reabrís y ofrece reservar para la vuelta.

Por qué funciona: casi todas las llamadas de una peluquería son citas. La IA puede resolverlas solas, de día y de noche.

Plantilla 2: taller

1. ¿Está abierto?
   • Sí → suena en el móvil del jefe de taller 15 segundos.
     • Si nadie coge → contesta la IA.
       • Si es una cita o una pregunta → la IA la resuelve.
       • Si pregunta por un vehículo en reparación → la IA toma nota y avisa a quien lleva ese coche.
   • No → contesta la IA y da cita para el siguiente día disponible.
2. ¿Es una avería en carretera? → si ofreces asistencia, pasa la llamada al teléfono de guardia. Si no, la IA lo dice y da un número de grúa.

Por qué funciona: separa lo que se puede resolver solo (citas) de lo que necesita a alguien del taller (estado de una reparación, urgencias).

Plantilla 3: clínica o consulta

1. ¿Está abierto?
   • Sí → suena en recepción 20 segundos.
     • Si comunica o nadie coge → contesta la IA: pide, cambia o anula cita y responde dudas frecuentes.
   • No → contesta la IA.
2. ¿Es una urgencia médica? → la IA no da consejo médico. Indica que llame al 112 y, si lo has configurado, avisa al profesional de guardia.
3. ¿Es festivo? → contesta la IA y ofrece la primera cita disponible.

Por qué funciona: la IA quita carga a recepción con lo repetitivo y deja muy claro el límite en lo médico.

Cómo gestionar los festivos

Los festivos son el error más común en los flujos de llamadas. Ten en cuenta:

• Tres capas de festivos en España: nacionales, de tu comunidad autónoma y locales de tu municipio. Revisa los tres cada año.
• Vacaciones del negocio: añádelas como días cerrados, con fecha de inicio y fin.
• Horarios especiales: verano, Navidad o rebajas. Mejor crearlos con antelación que acordarse el mismo día.
• El mensaje: di cuándo reabres y ofrece algo útil, como reservar para la vuelta.

Cuándo pasar la llamada a una persona

Define reglas claras y pocas. Estas suelen funcionar:

• Urgencias que tú defines: una fuga, un paciente con dolor, un cliente importante.
• Quejas: la IA toma nota y te avisa enseguida, pero deja que respondas tú.
• Cuando quien llama lo pide dos veces.
• Ventas grandes: un presupuesto por encima de cierto importe merece tu llamada.

Recuerda que cada transferencia a un teléfono puede tener coste, según tu servicio. Pásale la llamada a una persona cuando aporte algo que la IA no puede dar.

Diseñarlo sin escribir configuración

En RingParrot estamos construyendo un editor visual: tu teléfono arriba y las reglas debajo, como un árbol. Arrastras una comprobación de horario, añades los festivos de tu municipio y decides qué rama atiende el loro. Si quieres probarlo antes que nadie, apúntate a la lista de espera.

Mira también cómo atiende el loro las llamadas de cada sector y todo lo que puede hacer por tu negocio.